Tóm tắt
- Nỗi lo là dòng tiền, nỗi đau là thiếu hệ thống nên chủ vá lỗ hổng mỗi ngày.
- Kiếm tiền là việc hôm nay, xây hệ thống là việc năm sau. Làm cả hai thì việc gấp luôn thắng.
- Chủ giữ vai kéo tiền, người thân tín giữ vai xây hệ thống, như cặp Visionary và Integrator.
- Xây như xây nhà: thương hiệu là móng, vận hành là khung, bán hàng là cửa, tiếp thị là mặt tiền.
- 4 bước: vẽ bản vẽ, chọn người, trao quyền nhưng giữ nghiệm thu, xây từng hạng mục rồi đo.
Xây dựng hệ thống kinh doanh là việc dựng bốn hạng mục để doanh nghiệp chạy ổn mà không cần chủ đứng giữa mọi thứ: thương hiệu, vận hành, bán hàng và tiếp thị. Phần khó không nằm ở chỗ biết phải làm gì. Phần khó là không ai có đủ thời gian để vừa kiếm tiền nuôi công ty, vừa xây những thứ đó cho đến nơi.
Ngồi với chủ doanh nghiệp, câu tôi nghe nhiều nhất là chuyện doanh thu. Làm sao có thêm đơn hàng có lời để nuôi quân số tháng sau. Nhưng nói chuyện thêm nửa tiếng, thứ làm họ mệt thật sự lại là chuyện khác.
Dòng tiền là nỗi lo, thiếu hệ thống mới là nỗi đau
Dòng tiền là câu hỏi họ mang tới. Nó thật, nó gấp, và nó quyết định công ty sống qua quý này hay không. Nhưng dòng tiền là nỗi lo, còn nỗi đau nằm ở chỗ khác.
Nỗi đau là ngày nào cũng phải tự tay vá một lỗ hổng. Hôm nay nhân viên báo giá sai vì không có bảng giá chuẩn. Ngày mai khách phàn nàn vì bàn giao thiếu bước. Tuần sau fanpage đăng một thông điệp lệch hẳn với cách công ty muốn được nhìn nhận.
Mỗi lỗ hổng đều nhỏ. Cộng lại, chúng biến người chủ thành đội cứu hỏa thường trực. Và vì chủ lúc nào cũng đi dập lửa, không ai còn thời gian để xây cái hệ thống giúp lửa không bùng lên nữa.
Đây không phải chuyện riêng của doanh nghiệp Việt. Khảo sát năng suất của The Alternative Board năm 2017 cho thấy 84% chủ doanh nghiệp làm quá 40 giờ mỗi tuần. Cũng khảo sát đó, 64% tự nhận họ có thể giao thêm trách nhiệm cho người khác. Họ biết. Họ chỉ chưa làm.
Vì sao một người không kham nổi cả hai việc?
Chủ doanh nghiệp nào cũng muốn vừa kiếm tiền vừa xây hệ thống. Tôi đã viết về nhịp đi đều hai chân: chân kiếm tiền và chân xây hệ thống phải luân phiên bước. Lời khuyên đó đúng, nhưng nó có một giả định ngầm: cùng một người bước cả hai chân.
Khi doanh nghiệp còn năm, bảy người, giả định đó chạy được. Khi đã có hai mươi, ba mươi người, nó bắt đầu gãy. Hai loại việc này đòi hai kiểu chú ý ngược nhau.
Kiếm tiền là việc của hôm nay. Nó cần phản xạ nhanh, cần gặp khách, cần chốt, cần xoay theo thị trường. Xây hệ thống là việc của năm sau. Nó cần ngồi yên, cần viết ra, cần thử một vòng rồi sửa, cần chịu được những tuần không thấy kết quả gì trên doanh thu.
Người giỏi kiếm tiền thường ghét ngồi yên. Người giỏi xây hệ thống thường không thích đứng trước khách. Bắt một người làm cả hai thì việc gấp luôn thắng việc quan trọng. Hệ thống bị hoãn, lần này qua lần khác.
Hai vai: người kéo tiền và người xây nhà
Mô hình tôi thấy chạy được là tách thành hai vai. Chủ doanh nghiệp giữ vai kéo tiền: bán, giữ khách lớn, định hướng, nuôi công ty sống. Bên cạnh là một người thân tín giữ vai xây hệ thống.
Ý tưởng này không mới. Gino Wickman và Mark C. Winters viết cả một cuốn sách về nó, Rocket Fuel xuất bản năm 2016. Họ gọi hai vai là Visionary và Integrator: một người có ý tưởng, một người biến ý tưởng thành thứ chạy được. Theo hai tác giả, thiếu Integrator thì Visionary khó đi đường dài, và ngược lại.
| Người kéo tiền | Người xây hệ thống | |
|---|---|---|
| Nhìn vào | Thị trường, khách hàng, cơ hội | Bên trong công ty |
| Nhịp làm việc | Hôm nay, tuần này | Quý này, năm sau |
| Đo bằng | Doanh thu, biên lợi nhuận | Việc chạy đúng khi không ai nhắc |
| Rủi ro nếu làm một mình | Vá lỗ mãi không hết | Hệ thống đẹp mà không có tiền nuôi |
Bản thân tôi đang đứng ở vai thứ hai. Ở Nexus Global, tôi là co-founder giữ vai COO bên cạnh anh Nguyễn Kiên Trì, một business coach. Phần việc tôi nhận là hệ thống: quy trình, app AIBOS cho mảng coaching, app cho cộng đồng Action Leader. Vai của tôi không nằm ở sân khấu. Nó nằm ở chỗ để sân khấu không sập.
Xây dựng hệ thống kinh doanh giống xây nhà: móng trước
Tôi hay ví việc xây hệ thống với xây một ngôi nhà. Ở công việc chính, tôi quản lý dự án lắp đặt máy CT, MRI cho bệnh viện. Máy chưa về, phòng đã phải xong: sàn chịu tải, che chắn, điện, điều hòa. Sai một hạng mục móng thì khi máy tới, cái giá phải trả là đập ra làm lại.
Doanh nghiệp cũng vậy. Bốn hạng mục có thứ tự, không xây song song tùy hứng.
- Móng là thương hiệu. Bạn là ai, phục vụ ai, hứa gì và không hứa gì. Móng sai thì mọi thứ phía trên nói mỗi nơi một kiểu. Tôi đã viết riêng về quy trình xây dựng thương hiệu ba tầng cho phần này.
- Khung là vận hành. Quy trình giao hàng, chăm sóc, chất lượng, ai làm gì khi nào. Đây là phần giữ lời hứa của thương hiệu.
- Cửa là bán hàng. Kịch bản, bảng giá, cách chốt, cách theo đuổi khách. Bán hàng tốt trên một khung vận hành yếu chỉ làm khách thất vọng nhanh hơn.
- Mặt tiền là tiếp thị. Nó kéo người đi ngang vào nhà. Làm mặt tiền trước khi có móng và khung là cách đốt tiền quảng cáo phổ biến nhất tôi từng thấy.
Thứ tự này cũng khớp với cách tôi nghĩ về hệ thống hóa doanh nghiệp bằng AI: identity trước, cách vận hành giữa, công cụ sau cùng. Xây ngược thì phải xây lại.
4 bước giao việc xây hệ thống cho người thân tín
Có người rồi chưa đủ. Phần lớn lần giao việc thất bại vì chủ giao một câu chung chung: "em lo hệ thống giùm anh". Dưới đây là bốn bước tôi dùng để việc giao đó có hình hài.
Bước 1: Vẽ bản vẽ bốn hạng mục
Trước khi giao, viết ra hiện trạng của từng hạng mục trên một trang giấy. Thương hiệu đang nói gì, vận hành đang gãy ở đâu, bán hàng đang dựa vào ai, tiếp thị đang tốn bao nhiêu. Chưa cần đúng hết. Cần có một bản để hai người cùng nhìn vào.
Bước 2: Chọn người theo ba tiêu chí
Người xây hệ thống không cần giỏi nhất công ty. Họ cần ba thứ: bạn tin họ đủ để cho xem số liệu thật, họ chịu được việc không hào nhoáng trong nhiều tháng, và họ hiểu kinh doanh chứ không chỉ hiểu công cụ. Thiếu tiêu chí đầu, họ sẽ xây trên thông tin nửa vời.
Bước 3: Trao quyền, giữ lại quyền nghiệm thu
Người xây phải có quyền đổi quy trình mà không cần xin phép từng lần. Nhưng tiêu chuẩn nghiệm thu thì chủ giữ. Một cuộc họp 60 phút mỗi tuần là đủ: xem hạng mục nào xong, hạng mục nào kẹt, quyết định nào cần chủ gật đầu.
Bước 4: Xây từng hạng mục, chạy thật rồi mới sang cái tiếp
Đừng mở bốn công trường cùng lúc. Chọn một hạng mục, thường là cái đang gây nhiều lỗ hổng nhất, chạy thật trong vài tuần, đo xem số lần chủ phải nhảy vào có giảm không. Giảm rồi mới sang hạng mục kế tiếp.
Chưa có người thân tín thì làm gì?
Nhiều doanh nghiệp nhỏ đọc tới đây sẽ nói: tôi không có ai như vậy. Câu trả lời thẳng là có ba đường, mỗi đường một cái giá.
Đường thứ nhất là nuôi từ bên trong. Chọn một người đã ở với bạn đủ lâu, cắt bớt việc hằng ngày của họ, giao dần từng hạng mục. Chậm, nhưng người này giữ được bối cảnh lâu nhất.
Đường thứ hai là tìm một người đồng sáng lập hoặc một quản lý cấp cao nhận đúng vai này. Nhanh hơn, nhưng bạn phải chia quyền và chia lợi thật, không phải chỉ trên giấy.
Đường thứ ba là thuê ngoài theo dự án. Cách này được, với một điều kiện: thuê sau, không thuê thay. Bạn vẫn phải hiểu bản vẽ ở mức tối thiểu và giữ quyền nghiệm thu. Thuê người xây mà không ai giữ bản vẽ thì khi họ đi, ngôi nhà cũng dừng.
AI làm cả ba đường rẻ hơn trước. Một người xây hệ thống bây giờ tự dựng được app quy trình, dashboard, kịch bản bán hàng mà trước đây cần cả một đội. Nhưng AI không thay được người giữ bản vẽ. Nó chỉ giúp người đó xây nhanh hơn.
Điều cần giữ lại cho chủ doanh nghiệp
Tách vai không có nghĩa là chủ buông chuyện hệ thống. Chủ vẫn quyết móng nhà: thương hiệu hứa gì, công ty không làm gì. Chủ vẫn nghiệm thu. Thứ được giao đi là thời gian và công sức xây, không phải quyền quyết định.
Xây dựng hệ thống kinh doanh không phải việc bạn làm vào lúc rảnh. Lúc rảnh không bao giờ tới. Nó là việc bạn giao cho đúng người, với một bản vẽ rõ, trong khi bạn tiếp tục kéo tiền về nuôi công trình.
Nếu bạn muốn cùng vẽ bản vẽ bốn hạng mục cho doanh nghiệp mình và xác định ai nên giữ vai người xây, bạn có thể đặt lịch trao đổi 30 phút với tôi.
Câu hỏi thường gặp
Xây dựng hệ thống kinh doanh gồm những hạng mục nào?
Xây dựng hệ thống kinh doanh gồm bốn hạng mục theo thứ tự: thương hiệu là móng (bạn là ai, hứa gì), vận hành là khung (quy trình giữ lời hứa), bán hàng là cửa (kịch bản, bảng giá, cách chốt) và tiếp thị là mặt tiền (kéo khách vào). Làm tiếp thị trước khi có móng và khung là cách đốt tiền quảng cáo phổ biến nhất.
Chủ doanh nghiệp có nên tự xây hệ thống không?
Khi công ty còn năm, bảy người thì tự làm được. Khi đã hai mươi, ba mươi người, một người rất khó vừa kéo tiền vừa xây hệ thống vì hai việc đòi hai kiểu chú ý ngược nhau. Lúc đó nên giao việc xây cho một người thân tín, còn chủ giữ quyền quyết định thương hiệu và quyền nghiệm thu.
Người thân tín xây hệ thống cần những tiêu chí gì?
Ba tiêu chí: bạn tin họ đủ để cho xem số liệu thật, họ chịu được việc không hào nhoáng trong nhiều tháng, và họ hiểu kinh doanh chứ không chỉ hiểu công cụ. Người này không cần giỏi nhất công ty, nhưng phải có quyền đổi quy trình mà không cần xin phép từng lần.
Doanh nghiệp nhỏ chưa có người thân tín thì xây hệ thống thế nào?
Có ba đường: nuôi một người từ bên trong và giao dần từng hạng mục, tìm đồng sáng lập hoặc quản lý cấp cao nhận đúng vai này, hoặc thuê ngoài theo dự án. Với đường thuê ngoài, nguyên tắc là thuê sau, không thuê thay: chủ vẫn phải hiểu bản vẽ ở mức tối thiểu và giữ quyền nghiệm thu.
Nguồn tham khảo
- 84% of Entrepreneurs Are Working Overtime, Here's Why, The Alternative Board
- Rocket Fuel: The One Essential Combination That Will Get You More of What You Want from Your Business, Simon & Schuster
Nhận bài viết mới nhất từ Markus Lab
2-3 bài mỗi tuần về AI, build sản phẩm, và growth cho founder & SME Việt. Không spam, unsubscribe bất cứ lúc nào.
