Tóm tắt
- Quá tải khi dùng AI đến từ việc giữ quá nhiều việc dở dang trong đầu, không phải từ tốc độ của AI.
- Theo APA, chuyển việc liên tục có thể ăn tới 40% thời gian với việc phức tạp.
- Tôi thảo luận với agent qua Telegram thay vì nghĩ một mình, rồi tự chốt bản final.
- Bản đã chốt nằm trong bộ não số, Claude đọc và làm tiếp, đầu không phải giữ nữa.
Quá tải khi dùng AI không đến từ việc AI làm chậm. Nó đến từ chỗ bạn chạy quá nhiều việc cùng lúc và giữ hết những việc dở dang đó trong đầu. Cách tôi lấy lại cân bằng là chuyển hai thứ ra khỏi đầu mình: phần suy nghĩ một mình sang một agent để thảo luận, và phần ghi nhớ sang một bộ não số.
Lúc mới dùng AI, tôi rất thích vì làm gì cũng nhanh hơn. Rồi tôi tham. Tôi chạy song song quá trời việc: agent chạy, automation chạy, dự án nào cũng mở.
Tới một thời điểm, ngày nào đầu tôi cũng đầy. Không phải vì việc khó.
Quá tải khi dùng AI: vì sao làm nhanh hơn mà đầu lại đầy hơn?
Tôi từng viết về chuyện dùng AI tăng hiệu suất: con số nhân lên nằm ở số luồng việc chạy song song, không ở tốc độ của từng việc. Điều đó vẫn đúng. Nhưng bài đó chưa nói tới cái giá phải trả cho từng luồng việc thêm vào.
Cái giá đầu tiên là chuyển việc. Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần đổi qua lại giữa các việc chỉ tốn vài phần mười giây, nhưng cộng dồn lại có thể ăn tới 40% thời gian làm việc hữu ích, và việc càng phức tạp thì mất càng nhiều. Con số 40% là mức trần với việc phức tạp, không phải trung bình cho mọi người.
Cái giá thứ hai khó thấy hơn. Mỗi việc chưa xong cứ lởn vởn trong đầu, chen vào lúc bạn đang làm việc khác. Tôi nhảy qua nhảy lại cả ngày, nên lúc nào cũng có cảm giác còn một việc gì đó chưa làm xong.
Xem video: một ngày làm việc với agent của tôi
Video dưới đây quay lại đúng một ca thật: tôi chuẩn bị chương trình đào tạo "AI nhân ba hiệu suất" cùng agent, từ lúc nói chuyện trên Telegram tới lúc Claude dùng kết quả để soạn quy trình.
Thay đổi thứ nhất: không suy nghĩ một mình nữa
Trước đây, khi chuẩn bị một chương trình đào tạo, tôi cứ quanh quẩn với mấy câu hỏi trong đầu. Triển khai thế nào, bắt đầu ra sao, ai làm phần nào. Nghĩ đi nghĩ lại, nhưng tất cả vẫn nằm trong đầu một người.
Bây giờ tôi có một người bạn làm việc cùng. Đó là một agent tôi nói chuyện qua Telegram, nên cầm điện thoại là làm việc được, không cần ngồi trước máy tính.
Agent làm hai vai. Khi có thông tin tôi chưa biết, nó đi research. Khi cần thảo luận, nó phản biện lại tôi. Hai bên qua lại nhiều vòng cho tới khi ra được bản final.
Phần quyết định vẫn là của tôi. Agent đưa thông tin và phản biện, còn chốt bản nào là tôi chốt.
Thay đổi thứ hai: kết quả không nằm trong đầu mà nằm trong bộ não số
Chốt xong bản final, tôi bảo agent ghi vào bộ não số. Agent của tôi chạy trên cloud, nên bộ não số cũng phải có một bản trên cloud để agent ghi vào được.
Bộ não số đó đồng bộ về máy tính của tôi, đúng tên file, đúng folder. Từ đây Claude trên máy đọc thẳng folder đó, lấy bản đã chốt và làm tiếp phần việc sau: soạn quy trình đào tạo trên nền tảng tôi đang dùng. Cách dựng phần này tôi đã viết trong bài xây dựng bộ não số.
Điểm đáng giá nằm ở chỗ chuyển tay. Kết quả của cuộc thảo luận không phải chép lại, không phải nhớ, không phải giải thích lại cho một công cụ khác. Nó chảy thẳng từ agent này sang agent kia qua một kho chung.
| Trước đây | Bây giờ |
|---|---|
| Suy nghĩ một mình, quanh quẩn trong đầu | Thảo luận với agent qua Telegram, agent research và phản biện |
| Kết quả nằm trong đầu hoặc rải rác nhiều nơi | Bản final ghi vào bộ não số trên cloud |
| Chép lại, giải thích lại cho công cụ khác | Bộ não số đồng bộ về máy, Claude đọc thẳng folder |
| Tự nhớ việc cần làm, lịch họp | Giao agent ghi lại và tự lên lịch |
Vì sao ghi ra ngoài lại làm đầu nhẹ đi?
Có một nghiên cứu giải thích đúng cảm giác này. Hai nhà tâm lý học Masicampo và Baumeister thấy rằng việc chưa xong làm người ta bị chen ngang bởi suy nghĩ về nó, làm kém hơn ở việc đang làm. Nhưng chỉ cần lập một kế hoạch cụ thể cho việc đó, phần chen ngang biến mất, dù việc vẫn chưa làm.
Bộ não số làm đúng việc đó cho tôi. Khi bản final đã ghi vào một chỗ đáng tin, có bước tiếp theo rõ ràng, đầu tôi không còn phải giữ nó nữa.
Cùng nghiên cứu đó cũng có điều kiện: kế hoạch phải nghiêm túc và có người làm thật. Ghi cho có thì đầu vẫn không buông.
Bước tiếp theo: giao luôn việc nhớ cho agent
Tôi đang thử nghiệm thêm một bước: không muốn nhớ việc nữa. Cần làm gì, họp với ai, tôi giao cho agent. Agent ghi vào bộ não số, rồi tự lên lịch và book calendar cho tôi.
Phần này tôi sẽ trình bày kỹ trong một video sau, khi đã chạy đủ lâu để nói được nó đáng tiền hay không.
Không phụ thuộc AI, mà xem AI như người cộng sự
Toàn bộ cách làm này không phải là giao hết cho AI. Tôi không phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Tôi xem AI như một người cộng sự: nó research, phản biện, ghi chép, nhắc việc, còn phần phán đoán và chốt vẫn ở lại với tôi.
Nếu bạn đang thấy quá tải khi dùng AI, đừng thêm công cụ nữa. Hãy tự hỏi ba câu:
- Hôm nay có bao nhiêu việc dở dang đang nằm trong đầu bạn?
- Việc nào bạn đang nghĩ một mình, trong khi có thể thảo luận với agent?
- Kết quả đã chốt đang nằm ở đâu: trong đầu, rải rác nhiều nơi, hay trong một kho chung?
Nếu câu trả lời là "trong đầu", bạn cần một nơi khác để đặt nó. Bài AI agent cho doanh nghiệp một người giải thích khung ba lớp tôi dùng: công cụ, nền tảng agent và bộ não số.
Muốn có hệ thống này cho chính bạn?
Markus Lab dựng gói hệ thống agent gồm nền tảng agent và bộ não số lưu ở file của bạn, thuộc về bạn. Gói nền 25 triệu đồng một lần, năm đầu của bộ não số đã tính trong giá. Có buổi tư vấn 30 phút miễn phí để xem hệ thống này có hợp với cách bạn làm việc không.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao dùng AI nhiều lại thấy quá tải hơn?
Vì AI làm từng việc nhanh hơn nên bạn dễ mở thêm nhiều luồng việc song song. Mỗi lần chuyển qua lại giữa các việc đều tốn chi phí chú ý, và mỗi việc chưa xong cứ chen vào đầu khi bạn đang làm việc khác. Quá tải khi dùng AI đến từ số việc dở dang bạn đang giữ, không đến từ tốc độ của AI.
Bộ não số giúp giảm quá tải như thế nào?
Bộ não số là kho tri thức lưu ở file của bạn, nơi agent ghi lại bản đã chốt và bước tiếp theo. Khi việc dở dang đã nằm ở một chỗ đáng tin và có kế hoạch rõ ràng, đầu bạn không phải giữ nó nữa. Nghiên cứu của Masicampo và Baumeister cho thấy lập kế hoạch cụ thể cho việc chưa xong làm giảm suy nghĩ chen ngang.
Dùng agent để thảo luận có làm mình phụ thuộc vào AI không?
Không, nếu bạn giữ phần chốt. Trong cách tôi làm, agent đi research và phản biện, nhưng quyết định bản nào là final vẫn do tôi. AI đóng vai người cộng sự giữ thông tin và nhắc việc, còn phán đoán ở lại với người.
Nguồn tham khảo
- Multitasking: Switching costs, American Psychological Association
- Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals, Journal of Personality and Social Psychology
Nhận bài viết mới nhất từ Markus Lab
2-3 bài mỗi tuần về AI, build sản phẩm, và growth cho founder & SME Việt. Không spam, unsubscribe bất cứ lúc nào.
